à Frontenac, Lennox et Addington

13 février 2025.

Les soins de santé et la façon d’y accéder évoluent. Offrant plus de commodité et d’efficacité, la prise de rendez-vous en ligne révolutionne la manière dont les gens se connectent aux soins. Pour mieux comprendre cette innovation, nous avons rencontré Ali Somers, responsable de la santé numérique pour l’équipe Santé Ontario de Frontenac, Lennox et Addington (ÉSO FLA), pour discuter les avantages, les difficultés et de l’adoption croissante de la prise de rendez-vous en ligne.

La prise de rendez-vous en ligne en un coup d’œil

La prise de rendez-vous en ligne est un outil numérique qui permet aux gens de planifier leurs rendez-vous médicaux par l’intermédiaire d’une plateforme en ligne, ce qui leur évite d’appeler une clinique ou de s’y rendre en personne. Ce système permet aux utilisateurs de parcourir les créneaux horaires disponibles, de choisir celui qui leur convient, de recevoir des rappels automatisés et de remplir des documents en ligne avant les rendez-vous.

En améliorant la commodité et l’accessibilité, la prise de rendez-vous en ligne réduit les obstacles à l’accès aux soins primaires dans l’ensemble de la région. « Pour les personnes qui ont accès à Internet et qui ont une culture numérique de base, il est pratique de prendre un rendez-vous en ligne à leur convenance plutôt que d’appeler pendant les heures de clinique et d’attendre longtemps son tour », explique Mme Somers. « Fournir cette option à une grande partie de la population signifie que les personnes qui n’ont pas accès à Internet peuvent appeler la clinique sans avoir à attendre longtemps leur tour. »

Une adoption croissante : de 1 à plus de 100

La prise de rendez-vous en ligne a connu une croissance remarquable dans notre région depuis ses débuts. « Notre programme a été lancé en 2022 avec une seule clinique participante », déclare Ali Somers. « Au début, de nombreux prestataires étaient plutôt sceptiques, en grande partie à cause des défis technologiques passés ou de la crainte que le système ne répondrait pas à leurs besoins. » Toutefois, une éducation ciblée et un soutien pratique par l’intermédiaire de l’ÉSO FLA ont renforcé la confiance des prestataires réticents envers le système. En 2023, l’adoption de la prise de rendez-vous en ligne avait atteint 33 prestataires dans cinq cliniques.

Aujourd’hui, ce nombre a plus que triplé. « À compter de l’exercice financier 2024-2025, nous avons 103 prestataires en place dans neuf cliniques de notre région », explique Ali Somers. « Nous constatons également des tendances d’adoption similaires dans d’autres équipes Santé Ontario (ÉSO) de la région de l’Est. Assister à cette transformation est excitant. »

Les histoires de réussite de leurs pairs ont motivé les prestataires qui hésitaient à se joindre à ce programme. « Les commentaires des cliniques qui utilisent déjà la prise de rendez-vous en ligne ont été très inspirants », remarque Mme Somers. « Ce programme permet à leur personnel administratif d’économiser d’innombrables heures au téléphone, libère des lignes pour les personnes ayant des besoins plus complexes et améliore l’efficacité globale. »

La possibilité d’envoyer des rappels de rendez-vous et des formulaires à remplir avant les rendez-vous s’est également avérée un atout majeur. « Ces fonctionnalités simplifient les flux de travail et les tâches administratives et améliorent l’expérience globale des membres de la collectivité », ajoute-t-elle.

Réaction du public à la prise de rendez-vous en ligne

La réaction des habitants de notre région a été très positive. Selon les sondages de satisfaction menés dans les cliniques de soins primaires, environ 85 % des personnes sont satisfaites de ce nouveau système. « Les répondants affirment que le système est facile à utiliser, qu’il offre une meilleure expérience pour la prise de rendez-vous que l’appel téléphonique, et qu’ils sont prêts à le recommander à leur entourage », indique Ali Somers.

Le sondage a également permis de cerner les domaines d’amélioration du système, notamment l’augmentation des types de rendez-vous disponibles et la diminution du temps d’attente pour les rendez-vous. L’ÉSO FLA poursuit sa collaboration avec ses partenaires de soins primaires pour répondre à ces préoccupations et a récemment mis en place une ressource dédiée à la gestion du changement pour aider les prestataires de soins primaires à surmonter les volets les plus complexes, y compris la gestion des types de rendez-vous complexes.

Un « changeur de donne » dans les centres de santé communautaires de Kingston

Les centres de santé communautaire de Kingston (CSSK) ont constaté de première main l’incidence de la prise de rendez-vous en ligne. Meghan O’Leary, directrice des services cliniques, souligne comment les CSSK ont tiré parti de cet outil dans plusieurs cliniques d’accès. « La prise de rendez-vous en ligne dans les diverses cliniques d’accès des centres de santé communautaire de Kingston pour les personnes sans fournisseur de soins primaires, comme les cliniques de santé sexuelle/DIU, la clinique d’accès à la maison de santé Midtown Kingston et la Clinique de bonne santé pour bébé a changé la donne », explique Meghan.

« Alors que nous avons intentionnellement mis l’accent sur l’utilisation d’outils pour améliorer l’efficacité numérique, la prise de rendez-vous en ligne s’est rapidement révélée efficace. Elle a simplifié le processus de remplissage des documents d’admission et le flux de travail de la prise de rendez-vous, et a réduit la pression sur notre nombre limité de secrétaires médicales. Les clients apprécient la méthode simplifiée et la commodité de remplir les documents en ligne et de réserver un rendez-vous à leur convenance, selon la disponibilité du calendrier du prestataire. L’adoption rapide et les commentaires positifs des membres de la collectivité qui réservent leurs rendez-vous médicaux en cliquant sur nos liens de réservation en ligne ont renforcé la valeur de cette amélioration numérique pour notre flux de travail. »

Prochaines étapes

L’ÉSO FLA s’engage à étendre l’adoption de la prise de rendez-vous en ligne à toutes les cliniques de soins primaires et maisons de santé de la région afin d’améliorer davantage l’accès et l’expérience des personnes en matière de prise de rendez-vous. « Le financement durable est notre priorité, car nous reconnaissons que les frais de licence récurrents peuvent être prohibitifs pour de nombreuses cliniques », souligne Mme Somers. « L’ÉSO FLA continue de collaborer avec Santé Ontario pour promouvoir des solutions provinciales plus rentables pour nos partenaires et assurer une expérience cohérente pour les personnes et les prestataires. »